وقتی بیش‌ازحد بار کاری دارید و واگذاری کار ممکن نیست

زمانی که در حال غرق‌شدن در کارها هستید، توصیه‌ رایج این است که «باید کارها را واگذار کنید.» اما اگر کسی برای واگذاری وجود نداشته باشد، چه؟ این شرایطی است که بسیاری از رهبران با آن روبه‌رو هستند.

شاید تیم شما نیز به‌اندازه‌ خودِ شما بار کاری دارد؛ یا ممکن است از نظر زمانی، مهارت یا دانش فنی نتوانند کمکی کنند. در برخی موارد، برخی مسئولیت‌ها به دلایل حساسیت یا اعتماد، فقط باید توسط خودتان انجام شوند.

پس وقتی هیچ‌کس برای کمک نیست، چطور باید با اضافه‌بار کاری مقابله کرد؟

در این مقاله، سه استراتژی را معرفی می‌کنیم که رهبران می‌توانند حتی زمانی که واگذاری ممکن نیست، برای مدیریت فشار کاری خود از آن‌ها استفاده کنند:

1.  تعریف دوباره «کافی بودن»

بسیاری از رهبران تمایل دارند کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند- همه چیز باید بی‌نقص، کامل و با بالاترین استاندارد باشد. این نگرش، اگرچه از نظر کیفیت مطلوب است، اما در شرایطی که منابع محدود است، می‌تواند به ضرر شما تمام شود. به‌جای تلاش برای کمال، به‌دنبال «حداقل کیفیت قابل قبول» باشید؛ یعنی حدی که نتیجه‌ای مناسب و مؤثر فراهم می‌کند، بدون آن‌که شما را از پا بیندازد.

برای مثال، در یک پروژه‌ مشاوره‌ای، رهبر تیمی متوجه شد تحلیل داده‌ای که ۱۰ ساعت زمان می‌برد، تنها 2% تفاوت معنادار با نسخه‌ای دارد که در ۳ ساعت آماده می‌شود. او تصمیم گرفت نسخه‌ ۳ ساعته را ارائه دهد، چون برای تصمیم‌گیری مدیران کافی بود.

سؤال‌هایی برای سنجش حداقل کیفیت قابل قبول:

• آیا لازم است این کار حتماً با کیفیت 100% انجام شود، یا با 80% کیفیت هم هدف محقق می‌شود؟
• آیا نتیجه‌ بهتر تفاوتی در تصمیم یا اقدام نهایی ایجاد می‌کند؟
• این سطح از کیفیت، برای مخاطب کار چقدر اهمیت دارد؟

1. حذف کارهای کم‌ارزش

زمانی که کاری را نمی‌توان واگذار کرد، شاید بتوان آن را کلاً حذف کرد. بسیاری از رهبران، زمان خود را صرف کارهایی می‌کنند که دیگر هیچ ارزشی ندارند، فقط چون به آن عادت کرده‌اند یا قبلاً مؤثر بوده‌اند.

در یک سازمان، بررسی گزارش‌های هفتگی نشان داد که از میان ۱۵ گزارش داخلی، ۴ مورد هر هفته آماده می‌شد، بدون آن‌که کسی آن‌ها را بخواند. تصمیم گرفته شد که این گزارش‌ها حذف شوند. نتیجه؟ حدود 40% از گزارش‌های بدون تأثیر حذف شدند و زمان قابل‌توجهی آزاد شد.

سؤال‌هایی برای حذف کارهای غیرضروری:

• اگر فقط ۴ روز در هفته کار می‌کردید، کدام کارها را حذف می‌کردید؟
• آیا خروجی‌هایی تولید می‌کنید فقط به این دلیل که «همیشه این‌طور بوده»؟
• آیا جلساتی برگزار می‌کنید که می‌توانند ایمیل شوند؟
• آیا گزارش‌هایی تهیه می‌کنید که کسی آن‌ها را نمی‌خواند یا استفاده نمی‌کند؟
• چه کارهایی را می‌توان بدون آسیب به نتایج یا رضایت مشتری کنار گذاشت؟

1. اختصاص زمانِ محافظت‌شده برای کارهای مهم

وقتی در میان طوفان وظایف روزمره گیر افتاده‌اید، کارهای واقعاً مهم مثل برنامه‌ریزی، تفکر استراتژیک یا رسیدگی به مسائل انسانی اغلب نادیده گرفته می‌شوند.

یک راه‌حل مؤثر، اختصاص دادن زمانِ «محافظت‌شده» در تقویم است- زمانی که به‌طور اختصاصی برای کارهای عمیق و مهم رزرو می‌شود و از هر نوع مزاحمتی دور نگه داشته می‌شود.

برای مثال، یک مدیر ارشد فروش تصمیم گرفت دو ساعت از صبح سه‌شنبه‌ها را فقط به کارهای استراتژیک اختصاص دهد. این زمان را در تقویم «غیرقابل رزرو» تعیین کرد و تیم او نیز از این تصمیم حمایت کرد. در مدتی کوتاه، این دو ساعت تمرکز عمیق به نتایج بهتری در تصمیم‌گیری، نوآوری و کاهش فشار روحی منجر شد.

همچنین، گاهی لازم است درباره‌ اهمیت این زمان‌ها با مدیر یا تیم خود صحبت کنید تا آن‌ها نیز در محافظت از آن همکاری کنند.

سؤال‌هایی برای ایجاد زمان تمرکز:

• چه کارهایی واقعاً مهم هستند ولی به دلیل فشار کارهای فوری عقب می‌افتند؟
• می‌توانید زمانی مشخص و ثابت برای آن‌ها در نظر بگیرید؟
• آیا باید این زمان‌ها را با مدیر یا تیم مطرح کنید تا به رسمیت شناخته شوند؟

نتیجه‌گیری

واگذاری کار، مهارتی کلیدی برای هر رهبر است، اما در بسیاری از موارد امکان‌پذیر نیست. در این شرایط، با استفاده از سه رویکرد زیر می‌توانید فشار کاری را کاهش دهید و همچنان اثربخش باشید:

• تعریف حداقل کیفیت قابل قبول به جای کمال‌گرایی
• حذف کارهایی که دیگر ارزش‌افزوده ندارند
• تعیین زمانِ محافظت‌شده برای اولویت‌های کلیدی

این اقدامات به شما کمک می‌کنند تا تمرکز، انرژی و آرامش خود را حفظ کنید، بدون آن‌که بار بیشتری بر دوش تیم خود بگذارید.

منابع

• When You’re Overloaded—and Delegating Isn’t an Option, Frans van Loef & Jordan Stark, Harvard Business Review, 2025.